การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต

Transcription

1 Nuclear Science STKC 2557 การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต บทนา (Introduction) นวภ ทร ข นธ ต นธง งานเทคโนโลย สารสนเทศ สาน กงานเลขาน การกรม สาน กงานปรมาณ เพ อส นต การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ค อ การจ ดทาโปรแกรม เง นเด อนโดยใช โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส และจ ดทาส วนของการบร หารข อม ลในฐานข อม ลบางส วนเอง ค อ การบ นท กข อม ลแบบใหม เน องจากการบ นท กข อม ลแบบเด มม ป ญหา เม อผ ใช ไม เปล ยนแปลงข อม ล ทาให ไม สามารถบ นท กข อม ลท งหมดลงฐานข อม ลได ผลล พธ ค อ ระบบบร หารเง นเด อนใหม น ท างานได อย างสมบ รณ และถ กต อง ระบบน ม ประโยชน ค อ ผ พ ฒนาระบบน สามารถพ ฒนาได อย างง าย รวดเร ว และประหย ดค าใช จ าย เน องจากสามารถแก ไขโปรแกรมได ด วยตนเอง ไม ต องซ อโปรแกรมสาเร จร ปมาใช งาน ในอด ต ไม ม การจ ดทาโปรแกรมเง นเด อนโดยใช โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส ทาให เก ดป ญหา ด งต อไปน ค อ ผ ทางานด านบ ญช จะต องด าเน นการด านเง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วยม อ ได แก เง นเด อนท ต องจ าย การค าห กค าใช จ ายต าง ๆ การห กค าภาษ เป นต น ส งผลให เส ยเวลาและส นเปล อง ทร พยากรคนในการดาเน นการเร องเหล าน มาก ด งน น งานว จ ยน จ งได พ ฒนาการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ม ข อด ด งต อไปน 1) พ ฒนาการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ด วยตนเอง โดยใช โปรแกรม Microsoft Access ) Microsoft Access ผ ดพลาด 3) โปรแกรมเง นเด อนใหม น สามารถบร หารจ ดการฐานข อม ลเองได อย างม ประส ทธ ภาพ

2 ถ กต อง และทางานได รวดเร ว เน องจากได ร บการออกแบบ จ ดทา และแก ไขป ญหาการบ นท กข อม ลผ ดพลาด เร ยบร อยแล ว 4) Microsoft Access Microsoft Access 2013 เอง 5) เน องจากจ ดทาโปรแกรมเง นเด อนใหม น ข น วรรณกรรมท เก ยวข อง (Literature review) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ค อ การจ ดทาโปรแกรม เง นเด อนโดยใช โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส และจ ดทาส วนของการบร หารข อม ลในฐานข อม ลบางส วนเอง ม เอกสารต าง ๆ ท เก ยวข องก บโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส ค อ โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส ค อ ไมโครซอฟต แอกเซสส (Microsoft Access) เร ยกอ กช อว า ไมโครซอฟต ออฟฟ ศแอกเซสส (Microsoft Office Access) เป นระบบบร หารจ ดการฐานข อม ล (Database management system) จากไมโครซอฟต ท รวมเคร องม อความส มพ นธ ฐานข อม ลไมโครซอฟต เจ ต (Relational Microsoft Jet Database Engine) เข าก บหน าจอต ดต อผ ใช (User interface) และเคร องม อ การพ ฒนาซอฟต แวร (Software development tools) โปรแกรมน เป นส วนหน งของช ดไมโครซอฟต ออฟฟ ศ (Microsoft Office suite) [2] ไมโครซอฟต แอกเซสส เป นแอปพล เคช นท ใช ในการสร างฐานข อม ลของ คอมพ วเตอร (Computer databases) และสามารถใช ได บนระบบปฏ บ ต การว นโดวส [3] ค ณสมบ ต โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส ค อ ไมโครซอฟต แอกเซสส บรรจ ข อม ลในร ปแบบของ ตนเอง โดยม พ นฐานบน เคร องม อฐานข อม ลแอกเซสส เจ ต (Access Jet Database Engine) โปรแกรมน สามารถนาเข าหร อล งค ข อม ลโดยตรงเข าส โปรแกรมอ น ๆ หร อฐานข อม ลอ น ๆ ได [2] เม อค ณสร าง ฐานข อม ล (Database) ใหม 1 ฐานข อม ล ค ณเร มต นโดยการสร างหลายชน ดของฐานข อม ล (Database objects) ได แก ตาราง (Tables) ร ปแบบฟอร ม (Forms) และรายงาน (Reports) เป นต น ในท ส ดค ณต องเพ ม ส วนของโปรแกรมเพ อให เก ดกระบวนการทางานของชน ดของฐานข อม ลเข าด วยก น [1] ค ณสามารถเพ มโค ด ว ชวลเบส กแอปพล เคช น (Visual Basic Application code, VBA code) ให ก บฐานข อม ลเว บ (Web database) แต ค ณไม สามารถทางานโค ดน ได โดยให ฐานข อม ลทางานผ านเว บบราวเซอร ถ าฐานข อม ลเว บของ ค ณบรรจ โค ดว ชวลเบส กแอปพล เคช น ค ณจะต องเป ดฐานข อม ลเว บโดยใช ไมโครซอฟต แอกเซสส ก อนจ ง สามารถทางานโค ดน ได ด งน นในการทางานโปรแกรมน ในฐานข อม ลเว บ ควรใช มาโคร (Macros) แทน [1] น กพ ฒนาซอฟต แวร (Software developers) และน กออกแบบข อม ล (Data architects) สามารถใช ไมโครซอฟต แอกเซสส ในการพ ฒนาโปรแกรม เช นเด ยวก บโปรแกรมออฟฟ ศอ น ๆ แอกเซสส สามารถใช VBA ได VBA ค อภาษาแบบออปเจคท สามารถอ างอ งถ งข อม ลออปเจคหลายแบบได เช น ออบเจ คการเข าถ งข อม ล (Data Access Objects, DAO) ออบเจ คข อม ลแอคท ฟเอ กซ (ActiveX Data Objects) และชน ดของแอคท ฟ เอ กซ อ น ๆ ออบเจ คแบบเสม อน (Visual Objects) ใช ร ปแบบฟอร มและรายงานในการแสดงว ธ การและ ค ณสมบ ต ของส งแวดล อมโปรแกรม VBA และโมด ล VBA code จะอธ บายและเร ยกใช ฟ งก ช นของ 2

3 ระบบปฏ บ ต การว นโดวส [2] สามารถค นหาข อม ลเพ มเต มในเร องน ได จากเอกสารอ น ๆ [4, 5, 6, 7, 8, 9, 10] กรอบแนวค ด (Conceptual framework) แนวค ดหล ก (Main idea) ค อ การจ ดทาโปรแกรมเง นเด อนโดยใช โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส และจ ดทาส วนของการบร หารข อม ลในฐานข อม ลบางส วนเอง ค อ การบ นท กข อม ลแบบใหม เน องจากการ บ นท กข อม ลแบบเด มม ป ญหา เม อผ ใช ไม เปล ยนแปลงข อม ล ทาให ไม สามารถบ นท กข อม ลท งหมดลงฐานข อม ล ได ระบบบร หารเง นเด อนใหม น ทางานได อย างสมบ รณ และถ กต อง ทดแทนผ ทางานด านบ ญช จะต องดาเน นการ ด านเง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วยม อส งผลให เส ยเวลาและส นเปล องทร พยากรคนในการ ดาเน นการเร องเหล าน มาก และทดแทนการจ ดซ อโปรแกรมสาเร จร ปมาใช งาน ทาให ได 4 เป าหมายค อ ความเร ว ความถ กต อง ม ประส ทธ ภาพ และประหย ด รายละเอ ยดในแต ละเป าหมายแสดงได ด งน ภาพท 1 แสดงการออกแบบการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต 1) ความเร ว (Speed) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ได ร บการออกแบบ จ ดทา และแก ไขป ญหาการบ นท กข อม ลผ ดพลาดเร ยบร อยแล ว ด งน นสามารถทางานได อย างสมบ รณ และ ถ กต อง ทดแทนผ ทางานด านบ ญช จะต องดาเน นการด านเง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วยม อ ส งผลให เส ยเวลาและส นเปล องทร พยากรคนในการดาเน นการเร องเหล าน มาก ทาให เพ มความเร วในการท างาน 2) ความถ กต อง (Correctness) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ได ร บการออกแบบ จ ดทา และแก ไขป ญหาการบ นท กข อม ลผ ดพลาดเร ยบร อยแล ว ด งน นสามารถทางานได อย างสมบ รณ และ ถ กต อง ทดแทนผ ทางานด านบ ญช ข างต น ทาให เพ มความถ กต องในการทางาน 3

4 3) ม ประส ทธ ภาพ (Performance) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถลดข นตอนท ผ ทางานด านบ ญช ต องดาเน นการด านเง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วยม อ เพ อการประมวลผล ข อม ลเหล าน โดยโปรแกรมเง นเด อนทางานในส วนน แทน ทาให การบร หารเง นเด อนม ประส ทธ ภาพด ภาพท 2 แสดงแนวความค ดใช ในการดาเน นการพ ฒนาการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรม ไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต 4) ประหย ด (Cheap) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ทาให ประหย ด ไม ต อง ใช งบประมาณในการจ ดทาหร อจ ดซ อ เน องจากโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส สามารถจ ดทาข นเองได การนาเสนอแนวค ด/การพ ส จน ข อเท จจร ง (Application/proposal for new idea) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถแสดงการจ ดทาได ด งน 4

5 ภาพท 3 แสดงการจ ดทาการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ด งน การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถแสดงการทดสอบได ภาพท 4 แสดงการทดสอบการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถแสดงการว เคราะห ข อม ลและสร ปผลได ด งน ภาพท 5 แสดงการว เคราะห ข อม ลและสร ปผลการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต 5

6 ด งน การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถแสดงการใช งานจร งได ภาพท 6 แสดงการใช งานจร งการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถแสดงการปร บปร ง แก ไขได ด งน ภาพท 7 แสดงการปร บปร งแก ไขการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถว ดผลสาเร จของงาน เช งปร มาณค อ ขนาดข อม ล เวลาในการทางาน และงานท ทาได ต อเป าหมายท ต องการ รายละเอ ยดแสดงได ด งน ภาพท 8 แสดงผลสาเร จของงานเช งปร มาณของการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต 6

7 การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถว ดผลสาเร จของงาน เช งค ณภาพค อ ความถ กต อง ความเร ว และประส ทธ ภาพการทางาน ค อ อ ตราส วนของงานท ทาได ต องานใน อ ดมคต (จานวนงานเป าหมายท ต องการ) รายละเอ ยดแสดงได ด งน ภาพท 9 แสดงผลสาเร จของงานเช งค ณภาพของการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ด งน การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถนาไปใช ประโยชน ได 1) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ใช งานจร งท ฝ ายคล ง สาน กงานเลขาน การกรม สาน กงานปรมาณ เพ อส นต 2) เป นแนวทางในการบร หารเง นเด อน ในอนาคตต อไป 3) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถแก ไข ปร บปร งระบบได ง าย และสามารถนาโมด ลบางส วนไปประย กต ใช ในงานก บระบบโปรแกรมอ นได เช น การ ค นหารายช อของบ คคลากรในฐานข อม ล ฯลฯ 4) ทาให ประหย ดงบประมาณค าใช จ าย 5) ทาให ลดเวลาการปฏ บ ต งานในเร องของการบร หารเง นเด อน เช น การดาเน นการด าน เง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วยม อ ฯลฯ บทสร ป (Conclusion) การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต การบร หารเง นเด อนน พ ฒนาข นโดย โปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ได นามาใช งานบนเคร อง คอมพ วเตอร สาน กงานของฝ ายคล ง สาน กงานเลขาน การกรม สาน กงานปรมาณ เพ อส นต จานวน 1 เคร อง การเปร ยบเท ยบค ณสมบ ต ของการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต 7

8 และว ธ การเด ม (ผ ทางานด านบ ญช ดาเน นการด านเง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วยม อ) รายละเอ ยดแสดงได ด งน ภาพท 10 แสดงการเปร ยบเท ยบค ณสมบ ต ของการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต และว ธ การเด ม จากการเปร ยบเท ยบค ณสมบ ต ของการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบ ประย กต และว ธ การเด ม (ผ ทางานด านบ ญช ดาเน นการด านเง นเด อน ในเร องของการคานวณเร องต าง ๆ ด วย ม อ) ข างต น งานว จ ยน สามารถสร ปข อด /ข อเส ยของการบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ได ด งน 8

9 ข อด ค อ การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต ไม ใช เง น ลงท น ใช จานวนผ ปฏ บ ต งาน 1 คน ความสามารถของผ ปฏ บ ต งานเป นแบบธรรมดา ภาระการท างาน 1 ว ธ การ ต อ 1 การทางาน ม ความสะดวกสบายของผ ปฏ บ ต งาน ม ประส ทธ ภาพการทางานด ใช เวลาในการทางานด ม ความค มค า ม ความเหมาะสมในการทางานซ า ๆ ม รายได ท ได ร บด ม ผลตอบแทนท ได ร บด ม ค าใช จ ายในการ ปฏ บ ต งานต า และไม เส ยค าบ าร งร กษา ข อเส ย ค อ การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต อาจไม สามารถพ มพ รายงานเพ อการตรวจสอบหร อสล ปเง นเด อนได เน องจากข อม ลในฐานข อม ลไม ครบถ วน การบร หารเง นเด อนผ านโปรแกรมไมโครซอฟต แอกเซสส แบบประย กต สามารถปร บปร งได ด งน ค อ 1) เพ มความท นสม ยของการบร หารเง นเด อนฯ เช น ใช ฟ งก ช นใหม ในการพ ฒนาการบร หาร เง นเด อนฯ เพ อให ทางานได ด มากข น จ ดทาหน าจอต ดต อผ ใช (User interface) ให ใช งานได ง ายข นและ สวยงามมากข น เป นต น 2) เพ มความเร วในการทางานของการบร หารเง นเด อนฯ เช น ลดขนาดข อม ลท ซ าซ อนใน ฐานข อม ล นาฟ งก ช นใหม ของไมโครซอฟต แอกเซสส ท ทางานอย างถ กต อง ทางานรวดเร วและม ประส ทธ ภาพ การทางานส งมาใช ในการบร หารเง นเด อนฯ เป นต น 3) เพ มประส ทธ ภาพในการท างานของการบร หารเง นเด อนฯ เช น การเพ มจานวนงานท ท าให มากข น โดยปร บปร งการพ ฒนาการบร หารเง นเด อนฯ ให สามารถทางานด านบ ญช สาหร บข อม ลบ คลากรหลาย คนพร อมก นได เป นต น 4) เพ มความสะดวกในการใช งานการบร หารเง นเด อนฯ เช น การบร หารเง นเด อนฯ สามารถ ทางานได เองแบบอ ตโนม ต โดยไม ต องอาศ ยผ ปฏ บ ต งานส งการทางานเม อถ งเวลาส นเด อน เป นต น 5) เพ มเต มเร องอ น ๆ ในการบร หารเง นเด อนฯ เช น ผ ปฏ บ ต งานสามารถส งการทางานการ บร หารเง นเด อนฯผ านทางโทรศ พท ม อถ อได เป นต น เอกสารอ างอ ง (References) [1] "Introduction to Access programming", [2] "Microsoft Access - Wikipedia, the free encyclopedia", 9

10 โพสต เม อ : 11 ก นยายน 2557 [3] "Introduction to Microsoft Access and VBA", [4] "Access Programming Help With Tutorials", [5] "WORKING WITH STRUCTURED QUERY LANGUAGE (SQL) USING MICROSOFT ACCESS 2010 AND 2013", [6] "ADVANCED FORMS DESIGN IN MICROSOFT ACCESS 2010 AND 2013", [7] "ADVANCED DATABASE TABLE DESIGN IN MS ACCESS 2010 AND 2013", [8] "MICROSOFT ACCESS 2007, 2010 AND 2013 TUTORIAL", [9] "Access Database Design & Programming, Second Edition", Steven Roman, Publisher: O'Reilly, Second Edition July 1999, 429 pages [10] "Microsoft Access Free source code, tutorials and articles", 10